International Client Consultation Competition by Herwin

ICCC:

1.      Pre Consultation

2.      Consultation

3.      Post Consultatation

Ok, gw bukannya dah mahir ya guys, guwa cuma share ilmu yang guwa dapet. intinya juga bakal balik ke gua juga kok, jadi guwe ngerasa fine. ya, ini juga hanya pendapat, semua balik ke style lo masing2. 

Inti dari ICCC adalah memberikan informasi dan memberikan nasihat (advices) kepada klien. Ada tiga pilihan dalam advices,

1.      Immediate option

2.      Just digging information, then we order the client to do this and that

3.      Court, final klausul, langsung ke pengadilan dengan pertimbangan tertentu.

Intinya, condong ke immediate option, karena:

1.      Belum tentu klien hire us as her/his lawyer

2.      Immediate option adalah action mana sih yang harus dilakukan terlebih dahulu oleh klien

PRE CONSULTATION (5 menit ajah cukup)

a.       Welcoming Client

1.      PENTING: give your business card to your client.

Tidak aturan baku kapan akan diberikan, bisa di awal percakapan. Ada pula yang di belakang percakapan. Intinya harus diberikan karena sebagai alat untuk si klien hubungin kita, akan dijadikan sebagai lawyer atau tidak. Kalau klien mempunyai info lebih tentang masalah dia, dia bisa menghubungi kita dengan nomor kontak di kartu.

2.      Klien datang bukan ke kantor polisi, buat pertanyaan yang tidak menginvestigasi. Ajak mereka ngobrol dari pintu ke meja konsultasi. Hal-hal kecil yang membuat mereka tertarik kepada kita sehingga dia seakan bercerita kepada teman mereka dan akhirnya mau terbuka kepada kita:

a.       Ice breaking, hal –hal kecil: how are you today?

b.      Is it difficult to find our lawfirm?

c.       Did you get traffic jam before coming here?

d.      Where have you been Mr. Catur before coming here?

e.       Tawarin minum sambil ngobrol

f.       Sediain pulpen dan kertas kosong untuk klien barangkali mau mencatat sesuatu

3.      Pastikan untuk menanyakan : Is this your first time come to our lawfirm? Ini penting karena kita berusaha agar klien tetap menghire lawfirm kita sebagai lawfirm klien. Kita perlu ingat bahwa ada lawyer lain di firm kita tapi yang disuruh nanganin klien di depan itu, kita.

4.      Lalu beritahukan hal penting di bawah ini:

a.       Confidentiality :

We have a code of etic to keep the confidentiality. We ensure you that all matters you told to us will kept by us safely. We would never tell your matters to other people. Your matters would just stay in this room because we have code of etic of our lawfirm to keep all clients’s matter.

Misal klien tetep gak percaya sama kita, kita sudah bawa signing paper sebelumnya: yaitu isinya bahwa kita akan menjaga kerahasiaan ini agar meyakinkan klien. Kemudian klien diminta tanda tangan.

b.      Conflict of Interest:

After we confirm to our seceretary, between we and you do not have conflict of interest. According to our lawfirm policy, if in the future we will meet conflict of interest,  We would like to wirhdraw from this issue. But, do not be worry because we have another lawyer we have to help you.

c.       Fee:

Kalau pertama kalai datang, ya digratiskan.

Because this is your first time come to our lawfirm, our consultation today is free for 30 minutes (preliminary round).  Then based on our lawfirm policy, for the next concultation we wolud like to charge you 100 USD/ hour for both of us . (kalau mau per lawyer juga gak masalah). If you have any question about fee we will discuss it later after this. OK? Atau gini. Klien dikasihkan lembaran policy, terus we ask? Any question Mr? You can read the policy at home then if you have any question you can ask to our secretary.

Misal, dia bilang gak ada duit, miskin, habis diceraikan suaminya.

We would like to help you go to legal AID. About the procedure of legal aid we will discuss it later Mr.

Jangan sampai kita preconslutation itu lebih banyak daripada consultation karena yang penting itu konsultasinya. INGAT!

d.      Prosedur lain: If you would like to have a consultation with us, you can contact to our secretary.

e.       Why we have two lawyers here? Ya bisa diceritakan kepada klient atau tidak. Kalau dikasih tahu juga tidak apa-apa. Intinya enak to Pak, kamu bayar sekian but you have two lawyers to solve the issue and you have options to choose.

CONSULTATION (20-30menit cukup)

Catatan:

1.      bawa kertas kosong yang banyak dan ingat ngomong sambil nulis. Bukan hanya nulis saja atau ngomong saja. Kita harus menghormati klien kita. Jangan ada silent moment dalam konsultasi.

2.      As much information you get. The question have to relevant with the matters.

3.      Gunakan kata matter atau issue jangan problem (negatif maknanya).

4.      Pembagian kerjanya, lawyer 1 bisa nanya dulu sambil nulid, yang satu nulis aja sambil siap2 buat pertanyaan ke klien. Lalu lawyer satu udah stga gak ada pertanyaan lagi lier, langsung lawyer 2 nanya. Nah lawyer satu nulis buat pertanyaan lagi. Begitu seterusnya. Tetapi yang buat analisis atau summary atau paraphrase adalah yang biasa analisis.

5.      Bahasa Inggris yang kita pakai harus formal.

Tahapan umum :

1.      Digging information

2.      Asking question + ekspektasi klien kepada kita

3.      Paraphrase

4.      Options (solutions)

Tahapan:

1.      First asking the identity, cukup nama, umur, dan pekerjaan. Or we can :

a.       Have you fulfilled your personal identity to our secretary? Ya kita gak perlu nanya lagi kan, karena kita udah dapat memorandum nama dan pekerjaan sekian.

b.      Lalu, seakan-akan kita nanya.. “I suppose you Ms. Elisabeth Johnes, right? à weh, itu harusnya di awal kan yah? (lieur). Intinya kita gak secara langsung nanya mau dipanggil Eli aja atau mau ada Miss Jones, atau gimana. INGAT HARUS HAPAL NAMAnya

c.       Nanya umur juga perlu untuk memastikan bahwa dia itu sudah cukup umur dalam berperkara. Under age belum bisa, harusnya didampingi orang tuanya. Nanyanya halus: “ I presume that you are more than 21 years old, right?” Ya, mungkin di akan jawab yes atau ngomong jawabannya.

2.      Whats bring you here ? Kata kata ini jadul sebenarnya, tapi bisa langsung disampaikan karena lebih cepat mengarahkan ke klien untuk menceritakan issu dia.

3.      Refresh the memorandum juga bisa (kalau kita mau atau memang si klien gak mau cerita kita tarik ke memorandum yang kita dapa).

We have received memo from our secretary that ........................ Could you please tell this matter/ issue more detail?

4.      Empathy kepada klien dengan cara :

a.       We really understand your condition.

b.      We really understand your condition, you have lost your husband. But if you just keep crying the matter will just stay on this. Then we can solve this matter. So, just relax and keep telling your matter.

c.       We really understan your condition but if you keep going to go to police office and if you are falso saying something, it will danger you or ‘pencemaran nama baik”. You have seat first then tell your matter so we can hel you.

d.      Misal klien nyocos terus, diamkan lalu misal ada celah langsung “ I am sorry, I would like to ask something.”

e.       Kalau orangnya diam aja: angkat memorandum yang ada.

5.      5w plus 1 H itu untuk setiap kejadian atau kasus, bukan setiap masalah, jadi nanya di mana kejadiannya, siapa aja yang terlibat, mengapa buat perjanjian itu, bagaimana kamu membuat perjanjian, dll.

6.      Jangan lupa nanya ekspektasi si klien terhadap masalahnya ke kita. Misal. Aku gak mau ke pengadilan intinya guwa mau mina ganti rugi tanpa pengadilan.

7.      Paraphrase :

Jika udah gak ada pertanyaan lagi dan cukup. Si pembuat paraphrase nanya dulu. “ Do you have another question, Yuli? “ Lalu kita summary, bahwa masalahnya ini dengan detail dan ekspektasinya apa. Jangan setelah summary ada yang kelewatan terus nanya lagi dan mutar mutar lagi. Cukup 1 aau 2 pertanyaan aja kalau ada. Jangan balik lagi ke case.

8.      Options:

a.       Kalau bisa options itu harus  lebih dari satu agar ada pertimbangan bagi si klien. Cari yang:

1)      Tidak menyusahkan klien

2)      Memperingan kasus klien

3)      Setelah keluar dari pintu diharapkan klien merasa lega karena mendapat option yang  baik.

4)      Pikirkan resiko yang ada di setipa legal action yang akan kita pilih, cari option dengan minimal resiko.

b.      Lawyer paaphrase memberikan option berdasarkan legal (namanya legal apa sih ya?) lalu lawyer dua kalau tidak setuju bisa memberikan pendapatnya lalu diceritakan ini yang akan dilakukan dan akan terjadi. Akhirnya semuanya diserahkan kepada klien. Sebtulnya kemarin bukan gak setuju option, tapi gak setuju apa yang harus dilakukan lebih dahulu.

c.       Lawyer paraphrase memberikan option lalu bisa saja lawyer 2 menambahkan saja, ini lo Pak, kalau yang pertama ini kayak gini, yang kedua kayak gini, tapi yang ketiga kayak gini. Tapi  pilihan paling baik adalah nomor option pertama.

d.      Setelah klien yakin dengan option itu, lawyer memberikan instruksi agar klien klien melakukan ini atau itu terlebih dahulu. Misal: “You have to call the notary whom you and your friend make agreement with” or “You have to prepare the agreement, and send the agreement to us so we can learn it”

e.       Penutup

Ingat! lawyer tidak memaksakan kehendaknya kepada klien hanya mengarahkan klien kalau option ini yang paling baik, endingnya adalah klien yang akan menerima konsekuensi hukum terhadapnya. Semua balik lagi kepada si klien.

Kalau ada bentrok option kita dengan ekspektasi klien, kita perlu mengarahkan bahwa:

1)      Ini lo yang mungkin akan kamu lakukan

2)      Ini lo konsekuensi yang akan kamu terima, mungkin biaya yang lebih besar dan waktu yang lebih lama.

3)      Arahkan bahwa ini pilihan yang terbaik karena bla bla bla.

POST CONSULTATION (3-5 menit cukup)

1.      Tutup dengan halus. Ok this the end of interview Mr. You can call the number if you would like to hire us. Just call the secretary, complete the requirements.

2.      Share impression (yang nomor 1)

3.      Say things you could not say in front of your client.

4.      Try to spot your own mistakes and think of something that has to be done about them

5.      Be clear about waht going to do

Arinya, misal si lawyer minta lawyer yang lain: kamu ke KUA urus ini, saya mau manggil suamnya untuk mediasi, atau manggil kantor polisi. Masak kita nyuruh klien ini itu kita gak ngapa-ngapain Cuma nunggu klien telpon( lah emang kita udah fix dihire?) lier

6.      Find a natural ending (mau jemput anak kek, mau makan siang kek dll)

Tambahan:

Misal si klien itu salah, we can saya:” there is a possibility that you forget to lock the dorr, and the possiblity you are wrong because you forget” tambahkan kata kemungkinan. Atau “Your action is not allowed in law”. Kita tahu itu salah, tapi jangan menyalahkan si klien, jangan nambah masalah pada klien. Bilang dengan kalimat lain yang halus.

Perlengkapan:

1.      Botol besar dan gelas tiga atau aqua aja.

2.      Tissue

3.      Kertas kosong banyak

4.      Pulpen juga lebih dari satu

5.      Signing paper (mungkin)

6.      Vas (atau sesuatu yang lebih kecil kaya toples kaca isi permen).

thnks banget untuk mahasiswa Hukum UGM. kalian the best dan keren euy